Tout comme les macarons non consommés représentent un gaspillage d’efforts et d’ingrédients, les factures impayées sont une perte de temps et d’énergie. Les deux représentent une valeur créée mais non appréciée. En renforçant votre processus de facturation, vous réduisez le « gaspillage » et profitez réellement des fruits de votre travail.

Envoyer une facture à votre client est la partie la plus facile, le plus difficile est d’obtenir le paiement de la facture et l’argent sur votre compte bancaire.

J’ai récemment eu un client qui avait un arriéré de factures impayées de la part de ses propres clients. Tout était en ordre : les preuves de commande, les bons de livraison et les factures correspondantes. Leur CRM était à jour et un tableur séparé, utilisé en plus de leur logiciel de comptabilité, était méticuleusement tenu à jour. Une chose ressortait clairement de leur tableur : la liste des factures de vente en souffrance ne cessait de s’allonger. Le retard de paiement des factures s’aggravait également… rapidement.

C’est toujours préoccupant, surtout lorsque cela ne correspond pas au comportement habituel du client, et encore plus dans le contexte politique actuel.

Pour éviter toute catastrophe potentielle, ils m’ont contacté et m’ont simplement demandé de réduire cette liste de factures en souffrance – ils ne voulaient pas dire simplement supprimer les lignes ! De l’argent en banque = tranquillité d’esprit. Moins de maux de tête, d’inquiétudes et de nuits blanches.

1. Vérifier que les documents sont présents et corrects, afin de mieux comprendre le produit ou le service. 
2. Appeler la personne responsable du paiement des factures d’achat.
3. Suivre l’appel par un e-mail confirmant ce qui a été discuté au téléphone (en mettant mon client en copie pour référence).
4. Si aucun paiement n’est effectué, un deuxième appel téléphonique et un deuxième e-mail sont envoyés une semaine plus tard (notés dans le calendrier).
5. Enfin, si le paiement n’est toujours pas effectué, il suffit généralement de s’adresser au directeur ou au propriétaire de l’entreprise. 

En réalité, seuls environ 3 % des factures impayées sont finalement confiées à des services de recouvrement. De plus, seule une très petite partie de ces 3 % finit par être traitée par un huissier de justice.

La bonne nouvelle, c’est que vous serez très probablement payé, la question est simplement de savoir dans quels délais !

Si cette procédure vous prend trop de temps, appelez-moi et je m’en occuperai pour vous, afin de réduire dès aujourd’hui votre liste de factures impayées.

Je m’appelle Sarah Rose et en tant qu’Assistante Virtuelle Bilingue, j’apport mon soutien aux entrepreneurs en proposant une gamme complète de solutions administratives et services virtuels visant à optimiser leurs opérations et à accroître leur productivité.